Vers un autre mode de gouvernance

1/ Des outils plus collaboratifs

            Avec l’évolution de notre société en terme de dispositifs participatifs de plus en plus présents, suite également à différents groupes de travail internes et aussi par le biais de la formation aux outils sociocratiques dispensée par le mouvement Solidarités Jeunesses, des envies pour faire évoluer le mode de gouvernance de notre délégation ont émergé.

Depuis plusieurs années, le mouvement Solidarités Jeunesses a lui-même modifié son mode de gouvernance avec l’apport de la sociocratie.

Extrait de la Gazette de Solidarités Jeunesses, Janvier 2017 :

« Que veut dire sociocratie ?

Il dériverait de la racine « socio » qui désigne la société et de « kratos » qui désigne le pouvoir. Le terme sociocratie renvoie littéralement à la gouvernance du « socios », c’est à dire des personnes qui entretiennent des relations significatives. Que veut dire relations significatives ? Il s’agit d’une relation ancrée sur la confiance et la reconnaissance des valeurs intrinsèques de chaque individu prenant part à cette forme de relation.

La sociocratie n’est pas à opposer à la démocratie sur le fond. Elle apparaît plutôt comme un nouvel outil qui vient dynamiser les insuffisances et les carences de la démocratie.

Appliquer la sociocratie, c’est permettre à toutes les composantes d’une organisation sociale, d’une institution humaine, d’un groupe social, de participer à la prise de décision, à la gouvernance de son groupe social.

L’objectif est de passer d’une gestion hiérarchique de groupe à une gestion transversale. »

Au vu des valeurs de l’association Maison des Bateleurs – Solidarités Jeunesses, des piliers apparaissent important à développer et à mettre en action :

– Chaque individu = une place et une voix

– Plus de transversalité dans les prises de décisions

– Favoriser le travail collectif et la coopération

– Renforcer l’esprit d’appartenance à l’association

Pour aller dans ce sens, l’association a commencé à expérimenter différents outils empruntés à la sociocratie : notamment la décision par consentement et les élections sans candidats.

La décision par consentement :

Le mode de prise de décisions d’une organisation sociocratique est le consentement. Le consentement signifie : aucune objection (zéro objection) motivée par des arguments valables. En d’autres mots dans un cercle sociocratique, aucune décision d’ordre politique (qui affecte le fonctionnement de l’unité et l’organisation du travail) ne sera prise si un des membres y oppose des objections raisonnables. Les décisions quotidiennes ne requièrent pas le consentement des participants parce qu’elles sont généralement prises à l’intérieur de politiques déjà convenues dans le cercle.

Les élections sans candidat :

La pratique de l’élection sans candidat est une invitation à revisiter, voire dépasser des paradigmes bien ancrés, voire parfois ignorés, tels que la recherche du « mieux », du « meilleur ». La personne élue a juste besoin d’être en capacité de remplir la mission confiée. L’absence de candidat.e garantit qu’il n’y a pas de perdant.e et le consentement que chacun.e est convaincu.e que le meilleur choix possible a été fait car le choix se fait sur la compétence nécessaire à la fonction. Le choix et l’affectation des personnes dans une fonction se fait sur la base du consentement des membres présents, et ce après une discussion ouverte dans le cercle. Dans cette pratique, le mandat court jusqu’à demande de réélection par toute personne à tout moment ou en fin de mandat.

2/ Un fonctionnement renforcé des commissions

Les commissions ont été mises en place depuis plusieurs années, à l’heure du bilan, quelles sont les conclusions et les pistes d’amélioration ?

Le fonctionnement des commissions est renforcé afin de leur donner encore plus d’autonomie, plus de pouvoir de prise de décision, plus de rapidité dans la mise en place des décisions.

Avec ce nouveau fonctionnement, les objectifs à atteindre sont les suivants :     

                        – Favoriser la communication interne entre les différents acteurs de l’association

                        – Favoriser la transversalité dans les prises de décisions

                        – Renforcer la place de chacun.e au sein du collectif

                        – Gagner en efficacité dans la mise en place des actions / activités

Thèmes des commissions :

Les thèmes des commissions sont conservés, exceptée la commission Projet associatif qui prend une autre forme suite à l’achèvement de la rédaction de ce projet associatif :

– Richesses humaines (attention selon les thèmes abordés, les volontaires ou les salarié.es présent.es ne seront pas parties prenantes de toutes les discussions et décisions).

– Communication animation

– Vie de la maison

– Finances

– Technique

Concernant la commission Projet associatif, à sa dissolution, un.e référent.e « Projet associatif »sera élu.e parmi les membres du conseil d’administration par l’ensemble des membres de l’association.

Son rôle consistera à assurer une veille quand à la nécessaire cohérence du projet associatif au sein des actions menées dans et par l’association mais aussi dans le mode de fonctionnement de la gouvernance décidé collectivement. Pour assurer ses missions, il sera amené à participer ponctuellement à chacune des commissions existantes afin d’accompagner les prises des décisions  dans le respect des valeurs de l’association. Il s’assurera de la mise en place de temps réguliers associatifs en lien avec les autres membres de l’association.

Si besoin, un groupe de travail ponctuel sur le thème du « Projet associatif » pourra être constitué afin de répondre à un besoin spécifique, soit à la demande du référent Projet Associatif, soit à la demande d’un des membres de l’association. Le.la référent.e projet associatif fera parti de ce groupe de travail au même titre que différents membres de l’association.

Membres constitutifs d’une commission :

Chaque commission est constituée d’au moins un.e salarié.e, un membre du CA, un.e volontaire ; et les bénévoles s’intègrent dans la commission de leurs choix. Dès leurs arrivées, les volontaires seront invités à se positionner sur un thème de commission au choix pour leur année de volontariat. Le nombre de membres d’une commission est de 3 au minimum, la commission s’élargit en fonction des souhaits d’investissement de chacun.

Attention : le nombre de volontaires pourrait ne pas atteindre le nombre de commissions et les volontaires ne pourront peut être pas s’investir dans plusieurs commissions. Certaines risquent donc d’être sans représentant de la sphère des volontaires ou un volontaire peut choisir d’être dans plusieurs commissions.

Fonctionnement d’une commission :

Chaque commission doit définir clairement ses missions et son mode de fonctionnement interne (rythme des réunions …).validés par tous. Elle pourra être accompagnée d’une feuille de route annuelle qui planifie les objectifs plus concrets de l’année.

Une commission prend des décisions, et s’assure de la mise en œuvre des décisions prises, soit en groupe, soit en déléguant certains tâches pour la mise en œuvre des décisions à un petit groupe. La mise en place des décisions doit s’effectuer en étroite collaboration avec l’équipe salariée chargée des activités quotidiennes sur la structure mais ne reposent pas uniquement sur ces derniers, il s’agit de viser un partage des responsabilités et des tâches à effectuer inhérentes aux décisions prises à l’intérieur d’une commission.

Si la décision nécessite un besoin financier, la commission ou un.e de ses membres est chargé.e de voir avec la commission finances les possibilités. Si la décision ne peut être prise par la commission finances (ex : montant engagé très important ou pas de consensus), celle-ci en réfère au bureau ou au conseil des Bateleurs.

Communication des décisions prises en commission :

Les décisions prises par les commissions sont transmises dans chaque instance de réunion : réunion maison pour les volontaires, réunion d’équipe pour les salarié.es, réunions de bureau pour les membres du bureau, etc.

Un compte-rendu de chaque réunion de chaque commission est envoyé à l’ensemble des membres de l’association, via une mailing liste afin de simplifier la transmission des documents.

3/ Une présidence à deux têtes

Une présidence à deux têtes est mise en place afin de répartir les tâches de la présidence, qui peuvent s’avérer conséquentes et afin de mieux partager une fois de plus les responsabilités collectivement.

Il a été décidé de la répartition suivante : un.e président.e qui assure la partie politique, et un.e vice-président.e qui assure la partie gestion/opérationnelle.

Cette double présidence travaille en lien étroit avec le.la référent.e « Projet associatif ».

4 / La mise en place du Conseil des Bateleurs :

            Un conseil des Bateleurs est créé, il remplacera les réunions des conseils d’administration en intégrant d’autres membres de l’association : les membres du Conseil d’administration, un porte-parole de chaque commission, le/la Délégué.e Régional.e, un.e président.e ; un.e vice-président.e, un.e référent.e Projet associatif, un porte-parole représentant l’ensemble des volontaires, un porte-parole (à tour de rôle 1 fois par an) représentant l’ensemble des salariés, un bénévole. Cette composition est celle de base minimum et cette dernière peut être plus ouverte.

            Cette nouvelle configuration permettra une meilleure transversalité dans la communication, dans les prises de décisions, dans les discussions afin d’avoir des points de vue variés, etc.

            Le conseil des Bateleurs se réunira autant de fois qu’il est nécessaire et au minimum 4 fois par an, selon un calendrier établi.

            Le bureau continue de se réunir tous les mois dans un premier temps.